Probleembeheer: 7 sleutels voor een geslaagd automatiseringsproject

Kijkt u uit naar de openingsdatum van uw logistiek centrum en wilt u zeker zijn dat uw leverancier tijdig oplevert? Ongeacht of uw bedrijf al veel ervaring heeft inzake logistieke projecten met transportbanden voor dozen, sorteersystemen of palletopslagsystemen, er zal waarschijnlijk wel iets opduiken waardoor de opleveringstermijn uitloopt. Zelfs met sterk modulaire Autostore-systemen doen zulke verrassingen zich voor. Daarom gaan we hier in op 7 fundamentele tips om een automatiseringsproject succesvol te implementeren binnen de vooropgestelde termijn.

7 sleutels voor een geslaagd automatiseringsproject

In de sector van logistieke automatisering is elk project anders. U moet dus een systeem vinden dat afgestemd is op de kenmerken van uw logistiek centrum, uw manier van werken, uw productietype of ook de wetgeving in uw grondgebied. Bij het projectbeheer is het daarom belangrijk om de ervaring van het team dat u begeleidt bij de transformatie van uw bedrijf niet te overschatten. 

We overlopen hier 7 kernprincipes die u zullen helpen om potentiële problemen voor te zijn en ervoor te zorgen dat uw project tijdig wordt opgeleverd.

Bij het uittekenen van een systeem maken we het onderscheid tussen een Greenfield- of een Brownfield-project. Het eerste type wordt uitgevoerd in een gebied waar nog geen andere voorzieningen zijn aangelegd. Dat is anders bij het tweede type, waar de inrichting van een bestaand gebouw en de dagelijkse werking ervan moeten worden aangepast. 

Een moeilijk toegankelijk systeem of een systeem dat parallel met lopende activiteiten geïmplementeerd moet worden, kan vertragingen met zich mee brengen die tijdens de planningsfase niet in kaart zijn gebracht. Betrek tijdens het ontwerp van uw project een operationeel verantwoordelijke die zijn of haar visie naar voren brengt. Samen kunt u het perfecte systeem ontwikkelen.

Zonder de nodige certificeringen en deliverables raakt het project niet klaar. De opstelling van de documentatie beheren, gelijklopend met het project, is dan ook een vereiste om de volledige oplevering te garanderen. Houd rekening met dit aspect bij het bevestigen van een precieze aanvaardingsdatum van het systeem.

Identificeer samen met uw leverancier de hindernissen waar u op kunt stoten tijdens de uitvoering van het project. Breng realistische gebeurtenissen in kaart zonder zich te laten meeslepen door angst. Analyseer uw beheer en bepaal triggers.

Communicatie verloopt altijd beter tussen twee personen. Wijs een projectmanager aan die zich kan focussen op het werk en de details in goede banen kan leiden. Dit zorgt voor een groter gevoel van zekerheid binnen het team en zo gaat er onderweg ook geen informatie verloren aangezien iemand ze steeds opvolgt.

Houd regelmatig toezicht op de werkzaamheden en volg de doelstellingen dagelijks, wekelijks of tweewekelijks op volgens de Daily Management-principes, een van de methodologieën van het Toyota Production System en voorloper van wat we vandaag kennen als Lean Manufacturing. Hierbij ligt de nadruk op voortdurend toezicht en de snelle correctie van mogelijke afwijkingen.

Stel tijdens de uitvoering iemand aan die ter plaatse kan coördineren en operationele beslissingen kan maken. Van tijd tot tijd zal het installatieteam afmetingen of plaatsingen van installaties met een operationele functie moeten bevestigen. Reageer snel en vermijd dubbel werk. Vraag om een schriftelijk verslag van de geboekte vooruitgang per week.

Een project met te veel scopewijzigingen kan raken aan de gemoedstoestand van het team. Zelfs al verandert de deadline, een doelstelling die te vaak wordt uitgesteld leidt tot lagere productiviteit. 

Wees duidelijk met uw leverancier en houd rekening met de stakeholders.

De go-live is een activiteit die de betrokkenheid van het hele team vereist, zowel bij de partner die het automatiseringsproject uitvoert als binnen uw bedrijf. Plan vooraf de hoeveelheid producten die u nodig hebt om tests uit te voeren, vraag om voorafgaande training voor de operators in uw bedrijf, stel simulaties op en bereid een lijst voor van op te lossen punten. 

De projectmanager van uw leverancier dient u niet enkel te begeleiden tot de go-live, maar wel tot de volledige aanvaarding van het systeem. Zo bent u zeker van ondersteuning tot uw systeem stabiel is en het vooropgestelde productievolume wordt behaald. 

Het is bewezen dat een reactief proces gedoemd is om te falen. Proactiviteit moet de overhand hebben bij het beheer van een project. Alle voorgaande punten draaien om het anticiperen op situaties en plannen van activiteiten zodat, op het moment dat ze zich voordoen, het hele team vooraf beschikt over alle nodige informatie. 

Bij Toyota Material Handling zijn we expert in klantenservice en tijdbeheer. 

Met onze strategie door de jaren heen, gebaseerd op procesoptimalisering en gericht op toegevoegde waarde via TPS en Lean Manufacturing, beschikken we over ongeëvenaarde ervaring op het pad naar automatisering. Daardoor staan onze projecten garant voor nauwe samenwerking en uitstekende communicatie en betrokkenheid.